Pedoman Penulisan Surat Gerakan Pemuda Ansor

Posisi Penting Sebuah Surat

Persuratan (Pembuatan Surat) merupakan salah satu bagian dari Penyelenggaraan Administrasi, yang pasti diperlukan dalam setiap organisasi. Persuratan ini menjadi bagian penting, karena merupakan dokumentasi tertulis yang menjadi sumber informasi.

Surat adalah duta organisasi, karena surat ini mewakili organisasi pengirimnya dan menyampaikan apa yang ingin disampaikan oleh organisasi kepada penerima surat tersebut. Surat menjadi bagian penting, karena sebagai Duta Organisasi, susunan surat akan mencerminkan kondisi internal organisasi tersebut. Untuk itu, persuratan Ansor diatur sedemikan rupa, agar tercermin sebuah kondisi organisasi yang baik dari surat yang tersusun dengan rapi.

Persuratan akan menjadi barometer sebuah organisasi. Semakin baik sebuah organisasi, maka akan semakin bagus susunan surat yang dibuatnya.

Portal Informasi ansorkotakudus.id

Sesuai dengan Peraturan Organisasi GP Ansor tahun 2016 Bab X, Ansor telah menetapkan aturan dalam penulisan surat. Aturan ini terpaparkan dengan detail mulai dari Pasal 10 hingga Pasal ke-38.

Di sini, Ansor Kota Kudus, akan mencoba meringkasnya dalam beberapa bagian penting, sebagai pedoman penulisan surat baik di tingkatan Pimpinan Anak Cabang maupun pada tingkatan Pimpinan Ranting.

Aturan Umum

• Menggunakan kertas HVS 70 gram atau 80 gram warna putih ukuran folio (33 x 22 cm)
• Ukuran margin kiri 3 cm dan margin kanan 2 cm; Margin atas dan bawah menyesuaikan secara dinamis dengan keseluruhan panjang surat
• Menggunakan Font Arial, ukuran font menyesuaikan secara dinamis
• Surat umum disusun dengan model blockstyle, yaitu rata kanan menjorok ke dalam 6 spasi, kecuali nomor, lampiran dan hal surat
• Surat dibuka dengan Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh atau disingkat Assalamu’alaikum Wr. Wb., dengan tulisan miring (italic). 
• Surat ditutup dengan Wallahul Muwaffiq Ila Aqwamith Thariq, dan di bawahnya Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh atau disingkat Wassalamu’alaikum Wr. Wb., dengan tulisan miring (italic)
• Tanggal surat ditulis pada bagian kanan atas sejajar dengan nomor surat dan didahului oleh nama kota
• Tanggal surat terdiri dari tanggal, bulan dan tahun hijriyah serta tahun masehi; 
• Letak tanggal hijriyah di bagian atas, sedang di bagian bawahnya kalender masehi, dengan dipisah garis

Aturan Penulisan Isi dan Pengirim Surat

Kode Surat

• Kode indeks surat umum, menggunakan SR (Surat Rutin) diikuti oleh tanda (-) dan Kode Angka
• Kode Angka 01 digunakan untuk surat yang sifatnya ke dalam/internal organisasi
• Kode Angka 02 digunakan untuk surat yang sifatnya ke luar/eksternal organisasi

Isi Surat

• Isi surat adalah uraian isi/pokok surat.
• Satu surat hanya memuat satu isi pokok. 
• Surat berisi : salam pembuka, isi pokok, dan penutup. 
• Isi surat ditulis dengan kata-kata sopan dan harus menjunjung tinggi rasa hormat. 
• Isi surat ditulis secara sistematis, menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai dengan EYD (Ejaan Yang Disempurnakan) serta jelas dan mudah dimengerti. 
• Bila memakai singkatan atau kata-kata serapan, hendaknya yang lazim dipakai umum.

Pengirim Surat

Pengirim surat berisi Nama Tingkat Kepengurusan, Jabatan, serta Nama Pengirim dan Penanggungjawab.

• Nama tingkat kepengurusan dan nama daerah ditulis dengan karakter kapital.
• Jabatan ketua ditulis di sebelah kiri, sedangkan jabatan sekretaris ditulis di sebelah kanan ditulis title case (karakter kecil, kecuali awal kata yang ditulis karakter kapital). 
• Nama ketua dan nama sekretaris  ditulis dengan huruf kapital di bawah jabatan ketua dan jabatan sekretaris, dengan diberi jarak 2- 4 spasi untuk tanda tangan.
• Stempel GP Ansor dibubuhkan pada sisi kiri tanda tangan sekretaris, dengan menutup sebagian tanda tangan sekretaris 
• Surat elektronik dilengkapi dengan scan tanda tangan ketua, tanda tangan sekretaris dan scan stempel GP Ansor dengan berformat PDF. 

Contoh Penulisan Surat

Download Contoh Surat

Untuk memudahkan persuratan di PAC Kota Kudus, tim administrasi kesekretarian Ansor Kota, telah menyediakan beberapa contoh surat yang bisa didownload dan diedit sesuai dengan kebutuhan pada tingkatan masing - masing.

Surat ini disimpan dalam ekstensi (.docx) menggunakan Ms. Office 2019. Jika dibuka dengan Office Seri lain, kemungkinan, beberapa tata letak, perlu disesuaikan kembali

Silakan klik text dengan Warna Hijau pada jenis surat yang diinginkan berikut ini:

• Surat Undangan PAC : Internal - Eksternal
• Surat Peminjaman PAC : Download 
• Surat Permohonan Pemateri PAC : Download 
• Surat Undangan Rijalul Ansor PAC : Internal - Eksternal
• Surat Undangan Ranting : Internal - Eksternal
• Surat Undangan Rijalul Ansor Ranting : Download 
• Surat Undangan Banser Ranting : Download 
• Surat Pemberitahuan Ranting : Download 
• Surat Permohonan Rekomendasi SK : Download 
• Surat Permohonan Pengesahan SK Ranting : Download 
• Surat Permohonan Pelantikan Ranting : Download 
• Surat Mandat Ranting : Download 
• Surat Keputusan (SK) Rijalul Ansor Ranting : Download 
• Surat Keputusan (SK) Satkorkel Ranting : Download 
• Surat Keputusan (SK) Komunitas Digital : Download 
• Surat Rekomendasi Konferensi - Ranting : Download 
• Surat Rekomendasi Konferensi - PAC : Download 

Akhir Kata

Setiap surat masuk yang di terima dan surat keluar yang di kirim oleh suatu organisasi mempunyai nilai yang sangat penting. Hal itu karena surat merupakan alat komunikasi, dan juga sebagai bukti otentik, sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan suatu organisasi. 

Dengan demikian, selain penulisan surat yang baik, diperlukan juga sistem arsip yang terpadu, agar surat yang masuk dan keluar dapat terdokumentasikan dengan rapi

Demikian, semoga bisa memberikan sedikit wawasan kesekretariatan, khususnya bagi para pengurus GP Ansor Kota, baik di tingkatan Ranting, maupun di Tingkatan Anak Cabang.

Jika terdapat kesalahan, atau sekedar ingin memberikan masukan, silakan sampaikan dalam kolom komentar.

Terima Kasih,
(Irvan M. Hussein, Ansor Kota)